Raportowanie wynagrodzeń to coś więcej niż eksport danych z systemu

‍

W większości organizacji dane o pracownikach i wynagrodzeniach znajdują się w kilku miejscach

‍

• systemie HRIS
• systemie payroll
• arkuszach Excel używanych przez HR lub controlling
• lokalnych zestawieniach przygotowywanych przez poszczególne jednostki

Na co dzień nie stanowi to problemu. Payroll nalicza wynagrodzenia, HR prowadzi ewidencję pracowników, a menedżerowie mają dostęp do podstawowych raportów.

‍

Trudności zaczynają się wtedy, gdy trzeba spojrzeć na wynagrodzenia w przekroju całej organizacji i porównać je między rolami, poziomami stanowisk czy grupami pracowników. Raportowanie luki płacowej wymaga właśnie takiego spojrzenia.

Trzy problemy z danymi, które najczęściej wychodzą przy analizie luki płacowej

‍

W pracy z danymi HR w różnych organizacjach widać pewien powtarzający się schemat. Dopóki dane są wykorzystywane operacyjnie, wszystko działa. Dopiero analiza wynagrodzeń ujawnia niespójności.

‍

1. Dane są rozproszone w kilku źródłach

Część informacji znajduje się w systemie HR, część w payrollu, a część w dodatkowych zestawieniach przygotowywanych w Excelu.

Przykładowa sytuacja:

‍

• HRIS zawiera dane o stanowiskach i strukturze organizacyjnej
• payroll zawiera szczegółowe składniki wynagrodzeń
• controlling prowadzi dodatkowe zestawienie bonusów

‍

Każde z tych źródeł jest poprawne w swoim kontekście. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy trzeba połączyć je w jeden spójny model danych.

2. Struktura stanowisk w danych nie zawsze jest spójna

W wielu organizacjach stanowiska były tworzone w systemie przez lata, często przez różne osoby i w różnych momentach rozwoju firmy.

W efekcie w danych można znaleźć kilka nazw tej samej roli, na przykład:

‍

• HR Specialist
• Specjalista HR
• HR Business Partner
• HRBP

‍

Operacyjnie nie stanowi to większego problemu. Jednak przy analizie wynagrodzeń trudno wtedy jednoznacznie określić, które role powinny być ze sobą porównywane.

Szczególnie wtedy, gdy organizacja nie ma jeszcze spójnych poziomów stanowisk lub ich przypisanie jest niejednolite.

3. Struktura wynagrodzeń jest trudna do porównania

‍

Trzecim obszarem, który często wymaga uporządkowania, jest struktura składników wynagrodzeń.

W systemach payroll można spotkać wiele różnych elementów, np.:

‍

• premia roczna
• bonus
• nagroda uznaniowa
• dodatki stałe

‍

Z perspektywy payroll wszystkie te składniki są poprawne. System wie, jak je naliczyć i wypłacić. Natomiast przy analizie wynagrodzeń pojawia się pytanie:

które z nich powinny być traktowane jako wynagrodzenie zmienne, a które np. sa elementem wynagrodzenia zasadniczego?

Bez spójnego podejścia do tego mapowania interpretacja wyników może być bardzo trudna.

Dlaczego problemy z danymi widać dopiero przy raportowaniu?

‍

Warto podkreślić jedną rzecz: w większości firm dane HR działają poprawnie w codziennej pracy. Wynagrodzenia są naliczane, pracownicy są przypisani do stanowisk, raporty operacyjne powstają bez większych trudności.

‍

Raportowanie luki płacowej stawia jednak przed danymi zupełnie inne wymagania. Nie chodzi już tylko o ewidencję pracowników czy naliczenie wynagrodzeń, ale o analizę struktury wynagrodzeń w całej organizacji. A to wymaga:

‍

• spójnej struktury stanowisk
• dobrze opisanych składników wynagrodzeń
• kompletnych danych o pracownikach.

Co to oznacza w praktyce dla HR?

‍

Gdy te elementy nie są uporządkowane, przygotowanie raportu luki płacowej może oznaczać:

‍

• dużą ilość ręcznej pracy przy przygotowaniu danych
• konieczność ręcznego łączenia informacji z różnych systemów
• trudności w interpretacji wyników.

‍

Często okazuje się wtedy, że zanim powstanie raport, HR musi najpierw odpowiedzieć na bardziej podstawowe pytania:

‍

• czy dane o stanowiskach są spójne
• czy struktura wynagrodzeń jest porównywalna
• czy wszystkie kluczowe atrybuty pracowników są kompletne.

Dlatego wiele organizacji zaczyna od sprawdzenia jakości danych?

‍

Coraz więcej firm traktuje przygotowanie do raportowania luki płacowej jako projekt uporządkowania danych HR i payroll.

Pierwszym krokiem jest wtedy sprawdzenie:

‍

• czy źródła danych są spójne
• czy struktura stanowisk pozwala na porównania wynagrodzeń
• czy składniki wynagrodzeń są przypisane do właściwych kategorii
• czy dane są kompletne i logiczne.

‍

Dopiero na tak przygotowanych danych raportowanie może być naprawdę rzetelne i powtarzalne.

Raport luki płacowej to w praktyce test jakości danych HR

‍

W wielu organizacjach przygotowanie pierwszego raportu luki płacowej pokazuje coś bardzo ważnego: na ile dane HR są gotowe do analiz wynagrodzeń.

Dla części firm jest to prosty proces raportowy. Dla innych moment, w którym trzeba uporządkować strukturę danych, aby raport był wiarygodny i możliwy do powtarzania w kolejnych latach.

‍