1. Zdefiniuj pytania biznesowe

Pierwszym krokiem nie jest gromadzenie danych, ale jasne określenie, na jakie pytania chcesz znaleźć odpowiedź. W przeciwnym razie analityka szybko zamieni się w produkcję raportów, które niewiele wnoszą do decyzji biznesowych.

‍

Zadaj sobie pytania:

• Jakie wyzwania obecnie dotykają organizację?
• Jakie decyzje kadrowe wymagają twardych danych, a nie tylko intuicji?
• Jak mierzymy sukces działań HR?

Przykładowe pytania mogą brzmieć następująco: „Jak obniżyć rotację w dziale wsparcia sprzedaży?”, „Jak skrócić czas rekrutacji na produkcji?”, „Jak zwiększyć skuteczność szkoleń rozwojowych dla menedżerów?”

Dopiero mając jasno określone cele, wiesz, jakie dane zbierać i jaką analizę przeprowadzić.

‍

2. Zidentyfikuj źródła danych

Kolejny krok to sprawdzenie, gdzie znajdują się informacje, które mogą dać odpowiedzi na Twoje pytania. W większości organizacji dane HR są rozproszone w różnych systemach i plikach, dlatego ważne jest ich zmapowanie.

‍

Najczęstsze źródła danych HR to:

• System kadrowo-płacowy – dane o zatrudnieniu, absencjach, wynagrodzeniach, itd.
• System ATS (rekrutacyjny) – dane o kandydatach, czasie trwania rekrutacji, źródłach pozyskania.
• Aplikacje HR – np. do ocen okresowych, onboardingu, exit interview.
• Ankiety pracownicze – satysfakcja, zaangażowanie, eNPS.
• Pliki Excel – w nich gromadzi się np. dane o szkoleniach, benefitach, itd.

‍

Dobrą praktyką jest stworzenie mapy źródeł danych HR – pozwala to zobaczyć, gdzie są braki, a gdzie dane się dublują.

‍

3. Zadbaj o jakość danych

Nawet najlepsze narzędzia nie pomogą, jeśli dane są niekompletne lub niespójne. Dlatego jakość danych to fundament skutecznej analityki.

‍

Na co zwrócić uwagę?

• Kompletność – czy wszystkie rekordy zawierają potrzebne informacje (np. datę zatrudnienia pracownika, dział, stanowisko)?
• Poprawność – czy dane są wprowadzone bez błędów (np. prawidłowe kody działów, poprawne format id pracownika)?
• Aktualność – czy dane są na bieżąco aktualizowane (np. status zatrudnienia pracownika)?
• Spójność – czy dane w różnych systemach są zgodne ze sobą (np. czy ten sam pracownik ma tego samego przełożonego)?

‍

Warto przeprowadzić proces czyszczenia danych i uzupełniania braków przed rozpoczęciem analizy – dzięki temu unikniesz błędnych wniosków i podważenia zaufania do raportów.

‍

4. Dobierz narzędzia

Kiedy wiesz już, jakie dane masz i jaką analizę chcesz przeprowadzić, czas na wybór narzędzi. To one zadecydują, czy analityka HR będzie szybka, przejrzysta i łatwo dostępna dla interesariuszy.

‍

Opcje są różne:

• Excel – wystarczy przy prostych zestawieniach i niewielkiej skali danych.
• Narzędzia Business Intelligence (Power BI, Tableau, Qlik) – lepiej sprawdzą się przy większej liczbie źródeł danych, regularnym raportowaniu i potrzebie interaktywnych dashboardów (jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak może wyglądać taki Dashboard HR, zajrzyj TUTAJ)

‍

Przy wyborze narzędzia warto uwzględnić:

• Zakres analiz – czy wystarczą wskaźniki operacyjne, czy potrzebne są też prognozy i modele predykcyjne?
• Skalę danych i częstotliwość odświeżania – codziennie, tygodniowo, czy raz na miesiąc (jak to najczęściej bywa w przypadku danych HR)?
• Poziom samoobsługi – jakich umiejętności będzie wymagało korzystanie z narzędzia?
• Bezpieczeństwo i zgodność z RODO – szczególnie istotne przy danych osobowych.
• Budżet i zasoby IT – czy firma jest gotowa na inwestycję w nowe narzędzia?, czy wewnętrzny dział IT ma zasoby czasowe, czyli lepiej skorzystać ze wsparcia zewnętrznego dostawcy?

‍

5. Buduj kulturę pracy z danymi

Nawet najlepsze raporty nie przyniosą wartości, jeśli nie będą wykorzystywane. Dlatego kluczowe jest wprowadzenie i wzmacnianie w firmie kultury pracy opartej na danych.

‍

Jak to robić w praktyce?

• Regularnie pokazuj dane na spotkaniach – np. rotacja w działach, wyniki ankiet zaangażowania.
• Łącz dane z decyzjami – podkreślaj, jakie zmiany zostały wprowadzone dzięki analizom.
• Zadbaj o przeszkolenie pracowników – ucz interpretacji raportów i podejmowania decyzji na ich podstawie.
• Promuj transparentność – dziel się wnioskami nie tylko z zarządem, ale także z menedżerami i pracownikami.

‍

Dzięki temu analityka HR nie będzie postrzegana jako projekt "tylko dla HR-u", ale jako narzędzie wspierające całą organizację.

‍

Wdrożenie analityki HR to proces, który wymaga zarówno uporządkowania danych, jak i zmiany podejścia do zarządzania ludźmi. Kluczowe jest rozpoczęcie od pytań biznesowych i konsekwentne budowanie na ich podstawie całego ekosystemu analitycznego – od źródeł danych, przez narzędzia, aż po kulturę pracy z raportami. Dzięki temu analityka HR staje się nie tylko zestawem wskaźników, ale realnym narzędziem wspierającym rozwój organizacji, poprawę efektywności i lepsze doświadczenia pracowników.

‍

‍