Automatyzacja wniosków urlopowych krok po kroku

Automatyzacja wniosków urlopowych w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem narzędzi Microsoft 365 to skuteczne rozwiązanie pozwalające na usprawnienie procesu zarządzania urlopami przy jednoczesnym zminimalizowaniu kosztów wdrożenia takiego procesu.

Zobaczmy krok po kroku jak może wyglądać automatyczny proces obsługi wniosków urlopowych i jakie narzędzia mogą nam pozwolić go zautomatyzować.

Krok 1 - Składanie wniosku przez pracownika:

Narzędzie: Power Apps lub MS Forms

Krok: Pracownik wypełnia formularz wniosku urlopowego w aplikacji stworzonej w Power Apps lub MS Forms. Wybiera daty, w których chce wziąć urlop, typ urlopu, oraz jeśli jest to konieczne, wpisuje krótkie uzasadnienie. Jeśli formularz stworzony jest w Power Apps może on dodatkowo sprawdzić w bazie danych przysługujące pracownikowi dni urlopu do wykorzystania. Formularz jest dostosowany do potrzeb firmy i może być łatwo dostępny dla pracowników na różnych urządzeniach.

Krok 2 - Akceptacja wniosku przez przełożonego:

Narzędzie: Microsoft Teams z Power Automate

Krok: Wniosek jest automatycznie przesyłany do przełożonego przez Power Automate. Przełożony otrzymuje powiadomienie w MS Teams i może akceptować wniosek bezpośrednio w aplikacji. Natychmiast po akceptacji wniosku, pracownik otrzymuje informację zwrotną o decyzji przełożonego.

Krok 3 - Przechowywanie danych z wniosku:

Narzędzie: SharePoint

Krok: Po zaakceptowaniu wniosku, dane są automatycznie przesyłane do bazy danych na SharePoint, co pozwala na łatwe zarządzanie i archiwizację wniosków. Dane na liście wniosków widoczne są tylko dla uprawnionych osób. HR może przeglądać wszystkie wnioski, menedżer widzi wnioski swoich pracowników. Pracownik ma dostęp tylko do złożonych przez siebie wniosków.

Krok 4 - Analiza wniosków przez HR:

Narzędzie: Power BI

Krok: Dział HR ma dostęp do dashboardu w Power BI, gdzie w czasie rzeczywistym może analizować i wizualizować dane o wnioskach urlopowych wszystkich pracowników. Wyliczane są kluczowe wskaźniki dotyczące urlopów, takie jak rezerwa urlopowa, czy % schodzenie przez pracowników z przysługującego im urlopu.

Krok 5 - Aktualizacja kalendarza:

Narzędzie: Microsoft 365 Kalendarz

Krok: Informacja o zaakceptowanym urlopie jest automatycznie umieszczana w kalendarzu firmy, co umożliwia wszystkim pracownikom wgląd w nieobecności kolegów.

Oszczędności dla firmy

Tego typu automatyzacje przekładają się na realne oszczędności dla firmy. Krótszy czas poświęcany przez pracowników na obsługę wniosków to mniejsze koszty finansowe dla firmy. Można je łatwo wyliczyć i pokazać w ten sposób opłacalność projektu, przechodząc przez poniższe kroki:

‍

Czas potrzebny na ręczne przetwarzanie jednego wniosku: Załóżmy, że każdy wniosek urlopowy wymaga 20 minut pracy ręcznej (łącznie czas pracy pracownika, przełożonego oraz HR).

‍

Ilość wniosków urlopowych na pracownika rocznie: Przyjmijmy, że średnio każdy pracownik składa 5 wniosków urlopowych w ciągu roku.

‍

Koszt godziny pracy pracownika: Przyjmijmy, że średnie wynagrodzenie to 7000 zł brutto. Przyjmując 20 dni roboczych w miesiącu i 8 godzin pracy dziennie, godzina pracy pracownika to: 7000 zł / (20 dni x 8h) = 43,75 zł

‍

Oszczędności czasu: Z naszych doświadczeń wynika, że automatyzacja może skrócić czas potrzebny na przetworzenie wniosku do 5 minut.

‍

Wyliczanie oszczędności:

• Roczny czas poświęcony na wnioski bez automatyzacji. Przyjmijmy tutaj dla ułatwienia, że organizacja zatrudnia 500 pracowników. Pozwala nam to dokonać następujących obliczeń: 500 pracowników * 5 wniosków * 20 min/wniosek = 50 000 minut = 833,33 h. Tyle zajmuje obsługa wniosków urlopowych każdego roku bez automatyzacji.
• Roczny czas poświęcony na wnioski z automatyzacją: 500 pracowników * 5 wniosków * 5 min/wniosek = 12 500 minut = 208,33 h
• Roczne oszczędności czasu: 833,33 h – 208,33 h = 625 h
• Roczne oszczędności finansowe: 625 h * 43,75 zł = 27 343,75 zł

Te proste wyliczenia pokazują, że przy tej skali organizacji, automatyzacja wniosku urlopowego może przynieść ponad 27 tysięcy złotych oszczędności. I dotyczy to tylko pierwszego roku działania firmy. Jeśli chcemy wyliczyć oszczędności w skali trzech kolejnych lat działania procesu, zakładając 8% podwyżki oraz 10% wzrost zatrudnienia rok do roku, liczby przedstawiają się w następujący sposób.

A sumaryczne oszczędności sięgają kwoty 105 527 zł.

Korzyści zautomatyzacji wniosków urlopowych

Oprócz oczywistych oszczędności finansowych, wdrożenie zautomatyzowanych wniosków urlopowych daje szereg innych korzyści:

• Efektywność czasowa: Znaczne skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie i akceptację wniosków urlopowych. Pracownik otrzymuje szybciej informację o swoim wniosku oraz poświęca mniej czasu na jego uzupełnienie.
• Zmniejszenie liczby błędów: Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich w procesie wprowadzania danych.
• Transparentność: Wszystkie dane o urlopach są łatwo dostępne i przejrzyste dla upoważnionych osób.
• Lepsza organizacja: Integracja z kalendarzem firmy pomaga w planowaniu pracy i zasobów.
• Zadowolenie pracowników: Prostszy i szybszy proces wnioskowania o urlop poprawia doświadczenia pracownika.
• Dostępność danych: Dział HR ma szybki dostęp do danych, co pozwala na lepsze zarządzanie personelem.

Wdrożenie automatyzacji wniosków urlopowych

Proces wdrożenia automatyzacji wniosków urlopowych z Microsoft 365 jest dużo prostszy w porównaniu do wykorzystania innych narzędzi IT. Po pierwsze krótsze jest samo wdrożenie. Nasze doświadczenia oraz badania instytutu Forester pokazują że czas wdrożenia jest krótszy o 25-35% w porównaniu do alternatywnych rozwiązań IT.

‍

Po drugie, proces bazuje na dobrze znanych użytkownikom aplikacjach, które są ze sobą dobrze zintegrowane w środowisku Microsoft 365. Fakt ten, znacząco podnosi zadowolenie użytkowników z wdrożenia, którzy nie muszą logować się do zewnętrznych aplikacji i wszystkie wnioski mogą obsługiwać z poziomu Microsoft Teams czy SharePoint. Po trzecie, proces jest łatwiejszy do utrzymania i rozwoju w porównaniu do alternatywnych rozwiązań IT. Wykorzystanie znanych i dobrze zintegrowanych ze sobą aplikacji znacząco obniża koszty związane z tworzeniem dodatkowych funkcjonalności oraz zapewnieniem ciągłości działania procesu.

‍

Jeśli chcesz wdrożyć tego typu proces w swojej organizacji oraz poznać szczegóły tego, w jaki sposób może on działać, umów się z nami na bezpłatną konsultację. Podczas spotkania online opowiesz nam o swojej potrzebie, a my dobierzemy najlepsze rozwiązania z palety Microsoft 365, aby zautomatyzować Twój proces.

‍